Een Uitgebreide Template Voor Follow-up E-mails?

Het sturen van een persbericht of een e-mail pitch zou slechts het begin moeten zijn van elke strategie om de media te bereiken. Denk aan de moeite die u gestoken heeft in het ontwikkelen van een persbericht, het goed afwerken ervan en het versturen. Denk nu eens aan alle moeite die er gestoken is in datgene dat het bericht heeft aangekondigd. Dat is een hoop werk, toch? Kort gezegd besteden diegene in het PR proces vaak veel te veel aandacht aan het gewoon schieten en maar zien, zoals men dat zegt. Zorg er in plaats daarvan voor dat u het stuurt, beantwoord en blijft denken aan manieren om uw persbericht zo ver mogelijk te laten komen. Het harde werk dat erin is gestoken verdient uiteindelijk dat beetje extra aandacht en u weet nooit of dat misschien net de reden is dat u verhaal uiteindelijk gepubliceerd wordt. Hieronder leest u een e-mail template die u kunt gebruiken voor u follow-up e-mails. 

1 – Versturen

Het proces voor follow-up op uw persbericht begint voordat het bericht zelf verstuurd wordt. Natuurlijk kunt u het beste kiezen voor een verspreidingsdienst voor persberichten die u toegang geeft tot de contactinformatie van de media.
Op zijn minst is een lijstje met media uitgaves of uitzenders en namen van redacteuren of verslaggevers handig om te krijgen. Het is veel makkelijker om uw follow-up te doen met de media als u in elk geval wat weet over wie de persoon is die het persbericht heeft ontvangen.
Als u compleet in het duister tast, dan kan een programmatje zoals Hunter.io helpen om achter de juiste e-mailadressen van de juiste contacten die het persbericht ontvangen zouden kunnen hebben te achterhalen.
Als u een programma zoals Faselis Growth gebruikt dan heeft u natuurlijk de gegevens over wie de pitch voor het persbericht heeft geopend en wanneer in het real-time analytisch rapport over het persbericht, te vinden op het gebruikers-dashboard.

2 – Antwoorden

Even ervanuit gaande dat u de contactgegevens heeft van iemand waarvan u weet dat hij of zij het persbericht heeft ontvangen, plan dan om de volgende werkdag er even achteraan te gaan.
Hier is een e-mail template dat u kunt gebruiken voor follow-up:

Hoi NAAM,

Hopelijk gaat alles goed. Ik heb genoten van uw verslag over XZY.

Ik heb u recent een nieuwsberichtje gestuurd over het aankondigen van ABC.

Heeft u dat ontvangen?

Ik zou het geweldig vinden om dit nieuws verder met u te bespreken wanneer dat uitkomt.

Met vriendelijke groet,

Uw Naam

Uw E-mailadres
Uw functie

Uw bedrijf
Uw telefoonnummer

Wat opmerkingen over deze template die u gebruikt bij u follow-up e-mail:

Allereerst is het kort. Dat is bewust zo gedaan. Door de beperkte lengte is dit perfect voor een drukke persoon die minder dan een minuutje wil besteden aan het lezen van de e-mail. Als een follow-up e-mail te lang is, dan is het gevaar dat de verslaggever het meteen verplaatst naar delete of spam, of erger nog, het aanziet voor een onpersoonlijk standaard e-mailtje dat u van een PR blog, afgeplukt heeft 😉.

Spreek de medewerker van de media aan met hun voornaam. Het niet noemen van de naam van de persoon die u te pakken probeert te krijgen schreeuwt in alles “spam!”.

Ben aardig, wens ze het allerbeste. Het is hard werken daar. Laat empathie zien.
Maak uw huiswerk, geef de verslaggever een compliment over een werk dat ze recent gedaan hebben. Lees het hele verhaal of, in het geval van een video, kijk hem. Voeg nog wat persoonlijke context toe over hoe u past bij hun manier van verslaggeving. Zorg dat er een menselijke toon bijzit. Dit is namelijk wat de meeste niet doen, dus daarom, doe het, zodat u opvalt.

Stel de vraag, hebben ze het bericht ontvangen? Misschien is de e-mail in hun ongewenste email terecht gekomen. Misschien heeft de verspreidingsdienst voor persberichten hem naar iemand anders gestuurd. Misschien hebben ze m al in een map geplaatst, maar nog niet gelezen. Daarom is het altijd goed om even te checken of de ontvanger uw persbericht inderdaad ontvangen en gelezen heeft.

Geef ze de mogelijkheid om u te ontmoeten. Dit is cruciaal. Zorg dat u niet te druk bent. Zorg dat u tijd heeft voor ze. Media-personeel hebben een algemeen probleem met het vinden van bronnen op specifieke gebieden of thema’s. Maak dit probleem kleiner, maak uzelf een bron waarmee ze makkelijk contact op kunnen nemen en die graag uw eigen kijk op de zaken geeft.

Zorg als laatste dat de ondertekening alle informatie bevat die iemand bij de media van u moet hebben. Hoe meer informatie u geeft, hoe beter het beeld dat deze persoon heeft van of u goed past bij een verhaal of een extra invalshoek bij een ander verhaal waar hij of zij aan werkt.

3 – Herinner

We hebben allemaal wel eens een geheugensteuntje nodig. Ik zou zelf echter niet meer dan één herinnering sturen en deze ook niet te formeel maken. Gewoon even een snel berichtje, dat laat zien dat u nog even terug komt op de vorige e-mail die u gestuurd heeft.

4 – Wees voorbereid

Zet u schrap voor vele verzoeken om mensen van uw “lijst” af te halen of ze af te melden. Stuur een aardig berichtje terug dat u dat in orde heeft gemaakt, of dat u een verspreidingsdienst of pr-bureau gebruikt heeft en hen heeft gevraagd om dat te doen.
Soms kan het wel 50 negatieve of gewoon geen antwoorden opleveren voordat u een bevestigend antwoord krijgt. Helemaal prima.
In bijna twee decennia PR werk heb ik klanten gezien die het grote nationale nieuws binnen komen, meestal, een algemene ongevoeligheid voor negatieve en uitblijvende antwoorden hebben opgebouwd. Deze dikke huid is wat leidt naar grote krantenkoppen en interviews op prominente TV stations en belangrijke plaatsen op grote nationale en internationale online uitgaves.
Het grootste gedeelte van deze ongevoeligheid begint met het begrip dat het indrukken van “versturen” bij uw persberichten verspreiding slechts het begin is van de reis voor diegene die aandacht hebben gekregen van de grootste media kanalen.

Biografie

Clark Covington een veteraan in de pr-branche met 17 jaar ervaring. Covington’s bedrijf, Brand Exercise, heeft klanten plaatsing bezorgd bij NBC, CBS, ABC, Fox, CNN en de BBC, in shows zoals Today, Undercover Boss en Shark Tank. Covington heeft ook bij interne PR-teams gewerkt voor de topuniversiteit Northeastern en voor het internationale tijdschrift Autoweek.

door Clark Covington