E-posta Konu Satırı – Ne Yazmalısınız?

Gönderdiğiniz e-postaların gazeteciler tarafından her zaman açılmasını sağlamak ve ilgilerini çekmek için bakış açımızı biraz değiştirerek günümüze uygun e-posta konu satırı yazmamız gerekiyor. 

Gazetecilik okullarında ve eğitimlerde bizlere bir yazının gerçekten haber olabilmesi için 5N1K adı verilen soruları yanıtlaması gerektiği öğretilir: Ne? Ne zaman? Nerede? Nasıl? Neden? ve Kim? Neredeyse gazeteciliğin ilk ortaya çıktığı günden beri bu böyledir. Hazırladığımız haberde bu soruların yanıtları yer alır ve 15 kelimeyi geçmeyen haber başlıkları oluşturmaya çalışırız. Ancak her alanda olduğu gibi zamanla gazetecilikte de birçok şey değişiyor. Özellikle İnternet’in ortaya çıkması gazetecilik alanında birçok şeyin değişmesine neden oldu. Basılı yayınların yanında artık online yayınlar da var ve bizim bildiğimiz alışageldiğimiz kuralların yanına yenileri ekleniyor. Diğer taraftan İnternet, basın bültenlerinin gazetecilere ulaştırılma şeklini de değiştiriyor. Neredeyse 2000’li yılların ortasına kadar basın bültenleri gazetecilere faks ya da kurye yolu ile iletilirdi. Basın bülteni faksla gönderilir ardından da bir görselin yer aldığı pozitif fotoğraf filmini (dia) içeren basın bülteninin basılı hali kuryeyle gazeteciye ulaştırılırdı. Sonrasında gazeteci aranarak basın bülteninin kendisine ulaşıp ulaşmadığı sorulurdu. E-posta bu konuda bir devrim yaratarak hem gazetecilerin hem de halkla ilişkiler çalışanlarının hayatını kolaylaştırdı. Basın bültenlerinin gazetecilere kolayca ulaştırılabilmesini sağlayan bir yöntemin hayata geçmesini sağladı. Fakat basın bülteni gönderen şirketler açısından başka bir sorunu ortaya çıkardı. Gönderilen e-postaların gazeteci tarafından açılıp açılmayacağı ya da dikkatinin çekilip çekilmeyeceği. İşte bu noktada gönderdiğiniz e-posta mesajının konu başlığı devreye giriyor. Konu başlığını gazetecinin dikkatini çekecek bir şekilde yazmanız, gazetecinin e-postanızı açma yani gönderdiğiniz bültenin yayınlanma şansını artırıyor.

Yapılan işin, o işi yapanlardan daha fazla haber değeri taşıması genel bir kuraldır. Haber olan şey genellikle sonuçtur, işi yapan ya da yapım süreci değildir. Dolayısıyla konu satırında, haber başlığında ve özet kısmında odaklanılması gereken nokta budur. Konu elektronik iletişim olduğunda 5N1K baştan aşağıya farklı bir sıralamayla ele alınmalıdır.

• Ne
• Ne Zaman
• Kim
• Neden
• Nasıl

İşte birkaç örnek:

• Yeni ZPhone tanıtıldı
• YY Şirketi, APP uygulamasına zaman tasarrufu sağlayan yeni özellikler ekledi
• XYZ Şirketi bugün yeni ürünlerini tanıtıyor
• ABC Şirketinin CEO’su Ayhan Sarı oldu
• XYZ Şirketinin yeni üretim tesisi bin kişiye istihdam sağlayacak

Basın bülteninizi gazetecilere gönderirken e-posta konu başlığına “Basın Bülteni” ya da “XX Şirketi Basın Bülteni” gibi bir ifade  de ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde gazeteciye bir basın daveti gönderiyorsanız “Basın Daveti” gibi bir ifade ekleyebilirsiniz. Böylece gazetecinin dikkatini çekebilir hem de konunun ne olduğunu daha iyi anlamasına yardımcı olursunuz. Bu ifadeleri eklemek tamamen sizin isteğinize kalmış bir şey. Daha önce hiç bülten göndermemiş bir kişi adından basın bülteni gönderiyorsanız bu ifadeleri kullanmanızda fayda var. Ancak dikkat etmeniz gereken en önemli şey konu başlığının 50 karakteri geçmemesi. Örnek olarak aşağıdaki ifadeleri verebiliriz:

• ABC Şirketinin CEO’su Ayhan Sarı oldu [Basın Bülteni]
• Basın Bülteni: ABC Şirketinin CEO’su Ayhan Sarı oldu

Basın listenize gönderdiğiniz e-posta mesajlarına gazetecilerin ilk olarak haber değeri taşıyıp taşımadığını, harcadıkları zamana değip değmeyeceğini anlamak için kısaca bir göz gezdirdiklerini unutmayın. Gazetecilerin kendilerine gelen çok sayıda e-posta mesajına bakmaları ve bu mesajlardan hangilerinin haber değeri taşıyıp taşımadığına karar vermeleri için çok az vakitleri bulunuyor. Ayrıca gazetecilerin birçoğu masa başı çalışan kişiler değildir. Genellikle basın toplantısı, röportaj ve diğer konular için sürekli hareket halindedirler. Bu yüzden e-posta mesajlarınızı büyük bir ihtimalle cep telefonu ya da tabletleri üzerinden göreceklerdir.

Dolayısıyla başlığınızda “Özel”, “Hemen yayınlanmak üzere” veya “Son dakika” gibi kelimeler kullanarak vaktinizi boşa harcamayın. Bunlar gazetecinin dikkatini bülteninize çekmeyecek aksine zaten kısıtlı bir alanı boşa harcamanıza neden olacaktır. “Gösterdi”, “Sergiledi”, “Taçlandırdı” gibi süslü kelimelerden e-posta başlığınızda kaçının. Her ne kadar bülteninizde kullandığınız başlık hikayenizi çok iyi anlatsa da bu, e-posta başlığınızda aynı işlevi yerine getireceği anlamına gelmez. E-posta konu başlığındaki en önemli amacımız 7 – 8 kelimeyle gazetecinin dikkatini çekmektir.

İyi hazırlanmış bir e-posta konu başlığı gazeteciye e-postanın içerdiği bültenden ne beklemesi gerektiğini doğru bir şekilde aktarır. Gazetecilerin en önemli haber kaynaklarından biri basın bültenleri olduğundan konu başlığına eklediğiniz “Basın Bülteni” ifadesi gazetecinin e-postanızı açma ihtimalini artırır. E-posta konu başlığınızın ekteki bültenin gazetecinin ilgilendiği konulara uygun olduğunu net bir şekilde açıkça belirtmesi gerekir.

Her şeyi doğru bir şekilde yaptıysanız, gönderdiğiniz her bir bülten haber değeri taşıyan bir içeriğe sahip demektir. E-posta konu satırı gazetecilerin ilgisini çekecek şekilde hazırlayarak bundan sonraki göndereceğiniz e-posta mesajları için de avantaj elde edersiniz. Kesin, kısa ve ilgi çekici bir e-posta konu başlığı gazetecinin ilgisini çekmenin en kısa yoludur. Konu başlığı, başlık ve bültenin ilk paragrafını bir ters piramit gibi düşünün. Konu başlığını kısa tutun ve basın bültenindeki en önemli olduğunu düşündüğünüz noktaları dahil edin.

Bu noktalara dikkat ettiğiniz takdirde, e-posta konu başlığınızı gören gazeteci büyük bir ihtimalle mesajınızı açacak ve bülteninize göz atacaktır. Bundan sonrası basın bülteninizi ne kadar iyi hazırladığınızla alakalı…

SONRAKİ ADIM

Basın bülteni ne kadar iyi hazırlanırsa hazırlansın kimse okumuyorsa vakit kaybından başka bir şey değildir. Faselis, sektöre özel gazeteciler ve içerik oluşturucularla doğrudan bağlantı kurabilmenizi sağlar. Ayrıca gönderdiğiniz e-posta mesajlarının alıcısına ulaşıp ulaşmadığı, e-posta mesajının açılıp açılmadığı, hangi bağlantıların tıklandığı gibi bilgilere kolayca ulaşabilmenizi sağlar. Gönderilen e-posta mesajlarında görseller ve videolar tek tıklamayla indirilecek şekilde küçük resimler olarak eklendiğinden, Faselis’in kullanıcı dostu arayüzü, e-posta alıcılarının posta kutularını tıkamadan istediğiniz kadar görsel ve video eklemenize olanak tanır.

Yazan: Jill McCoomber