Kotasyon –  En İyi Şekilde Yararlanın: Basın Bülteni İpuçları

Basın bültenlerinde en yetkili ağızlardan kotasyon eklemek içeriğe bir ağırlık katarak, hikayenizin hedef pazara en iyi şekilde aktarılabilmesi için gazeteciye ulaşmanıza yardımcı olur. Birkaç basit kuralı takip ederek bir gazeteci gibi yazmayı, gazetecilerin saygısını kazanmayı ve çok değerli içerik yansıması elde etmek hiç de zor değil.

Basın bültenleri, halkla ilişkiler çalışanları ve şirketler tarafından yeni ürün, tanıtım ya da haber değeri olan herhangi bir etkinlik ya da olay hakkında gazetecilerin dikkatini çekmeye yardımcı olan çok önemli bir araçtır. Basın bülteni hazırlarken en önemli amaç, gazeteciler tarafından ciddiye alınacak bir içerik oluşturmaktır. Bu yüzden basın bültenlerinde kotasyon yani konuya hâkim bir kişi tarafından bültene bir alıntı eklemek büyük önem taşır.
Basın bülteninde yer alacak iyi bir kotasyonun önemi kesinlikle hafife alınmamalıdır. Hedeflenen mecraya göre, basın bülteninin haberde yer alan tek kısmı kotasyon olabilir. Kotasyon, basın bültenine sadece insani bir taraf katmakla kalmaz, aynı zamanda haber değeri olan bir projeye doğrudan dahil olmuş bir kişinin ağzından yani doğrudan haberin kaynağından ayrıntılı bir bilgi aktarılmasını sağlayarak bültene güvenilirlik ve değer katar.
Basın bültenini hazırlarken, basın bültenine konu olan tüm şirketlerin üst düzey yöneticilerinden mutlak kotasyon almayı unutmayın. Kotasyonlar, şirketin bu projeye nasıl ve neden karar verdiği, müşterilere sağlayacağı faydalar ve açıklamanın şirketin geleceğini nasıl etkileyeceği gibi konularda okuyuculara daha fazla bilgi aktarılmasını sağlar. Açıklama bir ortaklık, bir çalışanın üst pozisyona terfisi ya da şirkete yeni alınan bir yönetici ile ilgili ise, kotasyon bu kişinin neden doğru kişi olduğunun ortaya konulmasına yardımcı olacaktır.
Basın bültenini hazırlarken ve kotasyonu eklerken imla kurallarına ve yazım şekline dikkat etmek büyük önem taşır. Aksi takdirde gönderilen basın bülteni doğrudan çöp kutusuna gidebilir. Bu, belki uç bir örnek olarak görülebilir ancak bültenin değerinin ve güvenilirliğinin gazeteci açısından azalmasına neden olabilir. Her bir kotasyonun açık, net, anlaşılır, kesin ve vurucu nitelikte olması kritik önem taşır. Aşağıdaki ipuçları kotasyonlardan en iyi faydayı elde etmenize yardımcı olacaktır:

1 – Kotasyon hem gazeteci hem de okuyucular için anlam ifade etmelidir

Sadece basın bülteninde bir yöneticinin sözleri olsun diye bültene kotasyon eklemek doğru bir şey değildir. Anlam ifade etmeyen cümleler okuyucuların ve gazetecinin kafasının karışmasına neden olabilir. Bu da gazetecinin bültendeki kotasyon kısmını tamamen kesip atması ile sonuçlanabilir. Kotasyon konuyla ilgili olmalı, bir anlam ifade etmeli ve çoğunlukla bir mesaj vermelidir.

2 – Yarı Türkçe Yarı Yabancı dil kullanımından kaçının

Hem basın bültenini yazarken hem de “kotasyon” eklerken yarı Türkçe yarı yabancı dil kullanımından kaçınmaya çalışın. Bu, bülteninizin ciddiye alınmaması ya da antipatik olmasına neden olabilir. Örneğin “aksiyon aldık”, “start aldı”, “fokus olduk” gibi kelimeler kullanmayın.

3 – Kurumsal söylemleri mümkün olduğunca kullanmayın

Tüm sektörlerde çoğu zaman bazı kelimeler dillere dolanır. Bu kelimeler yöneticiler tarafından ısrarlı ve aşırı bir şekilde kullanılabiliyor ve bu kelimeler basın bültenlerine ve kotasyonlara da girebiliyor. İçi boş olan ve hiçbir anlam taşımayan bu sözcükler hem okuyucular hem de gazeteciler için hiçbir anlam taşımıyor. Bu sözcükleri kullanmak hem basın bülteninin hem de kotasyonun değerini önemli ölçüde düşürebilir ve zarar verebilir.
Kotasyon eklerken hedef kitlenizin kolayca anlayabileceği ve kotasyona değer katacak kelimeler kullanın. Örneğin “Ekibimizin müthiş bir sinerjisi var” demek yerine “Ekibimizin hafta boyunca aldıkları eğitimler, markamızı büyütmek adına birlikte çalışarak çok daha fazlasını başarabileceğimizi keşfetmemizi sağladı” şeklinde bir ifade kullanmak çok daha anlamlı olacaktır. Ya da “Güncellenmiş CRM sistemimiz KOBİ’lerin çalışma biçimini kökten değiştirdi” yerine daha çok konuşmaya yönelik bir ifade kullanmak çok daha akıllıca olacaktır. “Yeni CRM sistemimizin kullanıma sunulmasıyla birlikte KOBİ’lerde büyük bir etki yarattı. Kolay kullanımı, üretkenlik artışı ve en önemlisi maliyetleri düşürmesi KOBİ’lerin çok daha verimli bir şekilde çalışabilmelerini sağladı. Bu bizi çok heyecanlandırıyor” gibi bir ifade kullanmak konunun daha iyi anlaşılabilmesini sağlar.

4 – Doğru soruları sorun

Kotasyon hazırlarken müşteriden bilgi almak büyük önem taşır. Bu yüzden kotasyon doğru soruları sorarak ve doğru yanıtları alarak hazırlanmalıdır. Çeşitli anekdotlar ve metaforlarla kotasyon daha cazip bir hale getirilebilir.

5 – İçeriğe odaklanın

Kotasyon eklerken temel unsur, alıntılanan metinlerin bir anlam taşıması, konuyla ilişkili olması, aktarılacak duygu ve düşüncelerin doğru bir şekilde ifade edilebilmesidir. Bu sayede kotasyon hem basın bültenini zenginleştirecek hem de konunun daha iyi açıklanmasını sağlayacaktır. Kısacası içeriğe odaklanmak, kotasyonu içeriğe göre en iyi şekilde hazırlamak ve basın bülteninde doğru yere yerleştirmek kritik önem taşır. Zamanla gazetecilerin nelere dikkat ettiğini ve nelerin kullanıldığını görerek kotasyonları daha da zengin bir hale getirebilirsiniz. Böylece kotasyon, medyanın ve gazetecinin ilgi göstereceği bir mesaja dönüşebilecektir.

6 – Kotasyon ne çok uzun ne de çok kısa olmalıdır

Kotasyon birkaç cümleden oluşan tek paragraf şeklinde olmalıdır. Bir iki cümleyle kısaya kaçmamalı ama iki üç paragraflık çok uzun bir kotasyon da hazırlanmamalıdır. Kotasyonları hazırlarken “belirtti”, “ifade etti”, “sözlerine şöyle devam etti” gibi ifadelerden yararlanın. Örneğin, “Yapay zeka, dünyada en çok konuşulan konulardan biri haline geldi. Artık her şirketin bu alanda bir planı var” diyen ACME Şirketi Yönetim Kurulu Başkanı ADI SOYADI, sözlerine şöyle devam etti: “Yapay zeka şirketlerin iş yapış şekillerini değiştirirken insanların hayatlarını kolaylaştırarak büyük fayda sağlayacak” şeklinde bir kullanım çok doğru olacaktır. Ayrıca bültende ilk seferde kotasyon veren kişinin adını, soyadını ve tam unvanını yazdıktan sonra diğer kısımlarda sadece soyadını kullanın. Sayın, Dr, Prof gibi unvanları kullanmamaya dikkat edin.
Bu ipuçlarını doğru bir şekilde kullandığınızda bülteniniz gazetecinin önüne gittiğinde habere dönüşme açısından daha fazla şansınız olur.

SONRAKİ ADIM:

Basın bülteninize kotasyon eklemek, sadece basın bülteninizin hedeflenen medya kuruluşlarına gerçekten ulaşması durumunda sözcünüze medyanın dikkatini toplamada faydası dokunabilir. Basın kuruluşlarında ve medyada yer alabilmek için basın bültenlerinizin doğru gazetecilere, editörlere ve mecralara ulaşması kritik önem taşır. Faselis Growth’ın marka paketleri, duyurmak istediğiniz haber ya da haberlerin doğrudan gazetecilerin, editörlerin ve içerik sorumlularının posta kutusuna düşmesini sağlar. Sadece bu kişilerin içeriğinizi almasını ve okumalarını güvence altına alarak, güvenilir kaynaklar tarafından bülteninizin yansıma bulmasıyla avantaj elde edebilirsiniz. Faselis, basın bülteninizin doğru mecralara ulaşmasını sağlayacak kişiselleştirilmiş, takip edilebilir listeler oluşturabilmenizi sağlayacak çeşitli seçenekler sunar.

Yazan Jill McCoomber