Basın Bülteni Takip Şablonu: Basın Bülteninizi Gönderdikten Sonra Gazetecilerle Nasıl İletişime Geçmelisiniz

Basın bültenini hazırlamak ve göndermek medya iletişiminde sadece bir başlangıçtır. Basın bültenini hazırlamak, gerekli düzenlemeleri yapmak ve göndermek için harcadığınız çabayı düşünün. Büyük uğraşlar verdiğiniz basın bülteniniz yayınlanmadığı takdirde tüm uğraşlarınız boşa gidecektir.  Kısacası basın bültenini gönderdikten sonra yayınlanmasını beklemek yerine gazetecilere ulaşarak basın bülteninin ilgilerini çekip çekmediğini, yayınlanıp  yayınlanmayacağını öğrenmeye çalışabilirsiniz. Böylece uğraşlarınız boşa gitmemiş olur. Bu yazımızda kapsamlı basın bülteni takip şablonu hakkında bilgiler vereceğiz.

1 – Gönderim

Basın bülteninin takibi daha gönderimden önce başlayan bir süreçtir. Öncelikle basın bülteninizi göndermek için size güncel medya iletişim bilgilerini sağlayan doğru dağıtım hizmetini belirlemeniz gerekir.
Eğer medya iletişim listesini kendiniz tutuyorsanız, listenin güncel olduğundan, doğru medya kuruluşları ve gazetecileri hedeflediğinizden emin olun.
Gazetecilerin ve medya kuruluşlarının iletişim bilgilerine web sitelerinden ulaşabilir ya da Hunter.io gibi ücretli araçları kullanabilirsiniz.
Basın bülteninizi Faselis Growth gibi profesyonel şirketlerden alacağınız hizmetle göndermeyi tercih edebilirsiniz. Bu sayede sadece doğru gazetecilere ve medya kuruluşlarına ulaşmakla kalmaz aynı zamanda gelişmiş raporlama seçeneklerinden de faydalanabilirsiniz.

2 – Takip

Basın bülteninizi gönderdikten bir süre sonra yayınları kontrol ederek henüz bülteninizi yayınlamamış gazetecilere ulaşarak bülteninizi takip edebilirsiniz.
Basın bülteni takibi için aşağıdaki şablonu kullanabilirsiniz:

Merhaba ADI SOYADI, 

Umarız iyisinizdir. XYZ’de haberlerinizi ilgiyle takip ediyoruz.

Birkaç gün önce size ZZZ şirketiyle ilgili bir basın bülteni gönderdik.

Size ulaştığından emin olmak istedik.

Konuyla ilgili olarak daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa size her zaman yardıma hazırız.

Saygılarımızla,

Adınız

E-posta Adresiniz
Göreviniz

Şirketiniz
Telefon Numaranız

Bu şablonla ilgili notlar.
Dikkat edeceğiniz gibi e-postayı oldukça kısa tuttuk. Gazeteciler birden fazla konuyla ilgilendiklerinden ve posta kutularına oldukça fazla e-posta geldiğinden genellikle çok meşgul olurlar. Bu yüzden kısa bir e-postayı gazetecinin okuma ihtimali oldukça yüksektir. Takip için göndereceğiniz e-postayı uzun tutarsanız büyük bir ihtimalle gazeteci hiç okumadan silecek ve hatta “istenmeyen posta” olarak işaretleyecektir.
Gazeteciye adıyla hitap edin ve yazım hatası yapmamaya dikkat edin. Birden fazla gazeteciye genel bir e-posta gönderirseniz istenmeyen e-posta klasörüne düşebilir.
Gazetecilerle empati kurun ve  bu e-postanın aynı zamanda ilişki geliştirmek açısından da önemli olduğunu   unutmayın.
Gazeteciye haberlerini okuduğunuzu ve beğendiğinizi gösterin. Haberlerine aşina olun ve varsa videolarını izleyin. Gazeteciyi tanıyorsanız e-postanızı biraz daha kişiselleştirebilirsiniz. E-postanıza insani bir dokunuş ekleyin. Bu sayede gazeteciyle aranızda pozitif bir ilişki olacaktır.
Gazeteciye basın bülteninin eline geçip geçmediğini sorun. Eline geçmediyse basın bültenini yeniden gönderin. Basın listenizi tekrar kontrol edin ve bültenin bu gazeteciye gönderildiğinden emin olun. Bülten gazetecinin e-posta kutusuna gelmiş ancak henüz okumamış olabilir. Bu nedenle ilk olarak basın bülteninin gazeteciye ulaşıp ulaşmadığını netleştirmek büyük önem taşır.
Gerekiyorsa gazeteciyle konuyla ilgili olarak uygun bir zamanında görüşebileceğinizi veya daha fazla bilgiye ihtiyacı varsa yardımcı olabileceğinizi belirtin. Dikkat etmeniz gereken bir diğer önemli nokta ise gazeteciyi çok fazla meşgul etmemeye çalışmanız.  Size her zaman erişebileceğini vurgulayın. Gazeteciler bazı alanlarda kaynak bulma konusunda sıkıntı yaşar. Bu alanları belirleyerek gazetecilere yardımcı olabilir ve kendi bakış açınızı onlara sunabilirsiniz.
Son olarak e-postanızda gazetecilerin size ulaşabilecekleri tüm bilgileri sağladığınızdan emin olun. Gazetecilere ne kadar fazla bilgi sunarsanız basın bülteninizin yayınlanma ihtimali de o kadar artar.

3 – Hatırlatma

Herkes zaman zaman hatırlatmaya ihtiyaç duyar. Gazeteciye gönderdiğiniz bültenle veya takip e-postasıyla ilgili bir yanıt alamadıysanız kibarca bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz. Hızlıca gönderdiğiniz bülten veya takip e-postasını hatırlatın.

4 – Her zaman hazırlıklı olun

Bazen basın mensupları sizden kendilerini medya listelerinden çıkarmanızı isteyebilir. Kendinize ait bir liste hazırlıyorsanız bu kişileri gönderim listesinden çıkarın ve takip için ayrı bir listeye ekleyin. Bu yanlışlıkla bu gazeteciyi listeye yeniden eklememenize yardımcı olur. Dağıtım hizmeti kullanıyorsanız ve listeyi kendiniz düzenleyebiliyorsanız bu gazeteciyi liste dışı bırakın. Listede değişiklik yapamıyorsanız bu durumu dağıtım şirketine bildirin.
Bazı durumlarda gazetecilerden hiçbir tepki almayabilirsiniz. Bu durumu normal karşılayabilirsiniz.
Yirmi yıla yakın tecrübemle yansıma konusunda başarılı şirketlerin gazetecilerden olumsuz yanıt ya da hiç yanıt almasalar da dirençli davrananlar olduğunu gördüm. Bu nedenle gazetecilerden olumsuz yanıt ya da hiç yanıt almasanız da çalışmalarınıza devam edin.
Bu tür durumlara karşı dirençli olun ve medyada hak ettiğiniz yeri kazanın. Faselis Growth gibi basın bülteni gönderimi konusunda tecrübeli şirketler bu konuda sizin en büyük yardımcınız olacaktır.

Yazar Hakkında

Clark Covington 17 yıldan bu yana PR sektöründe çalışmaktadır. Covington’ın şirketi Brand Exercise müşterilerine NBC, CBS, ABC, Fox, CNN ve BBC gibi TV kanallarında Today, Undercover Boss ve Shark Tank gibi programlarda yer almalarına yardımcı olmuştur. Covington çeşitli PR şirketlerinin iç ekiplerinde ve Autoweek dergisinde görev yaptı.

Yazan: Clark Covington