Hangi Sıklıkla Basın Bülteni Göndermelisiniz?
Gazetecilerle iletişim kurmak çok önemli bir süreçtir. Çok az iletişim kurulursa sizi ve temsil ettiğiniz şirketi hatırlamayacaklardır. Çok fazla iletişim kurulursa da muhtemelen rahatsız olacaklar ve sizi yok sayacaklardır. Bu nedenden dolayı gazetecilerle iletişim kurarken doğru bir yaklaşım sergilemek ve iletişimi tadında bırakmak gerekir. Her sektörün dinamikleri farklıdır. Dolayısıyla basın bülteni gönderirken bu dinamikleri göz önünde tutmak ve basın bülteni gönderimi frekansını buna göre ayarlamak gerekir. Bu yazıda size hangi sıklıkla basın bülteni göndermenizi belirlemenize yardımcı olacak çeşitli ipuçlarını bulacaksınız.
Halkla ilişkiler sektöründe çalışanlar, zamanlamanın büyük önem taşıdığını çok iyi bilirler. Özellikle bir olay veya şirket tanıtılıyorsa zamanlama çok daha önemli bir hale gelir. Basın bültenlerini göndermede doğru frekansı bulmak zaman zaman deneyimli halkla ilişkiler çalışanları için dahi çok zor olabilir. Bir şirketin göndereceği basın bülteninin sayısı belli olsa da bu bültenleri belirli bir aralıkta göndermek haber yansıması açısından kritik öneme sahiptir. İşte basın bülteni gönderirken, gönderim frekansını belirleyebilmenizi sağlayacak ipuçları…
1. Araştırma yapın
Basın bülteni gönderiminde bilinmesi gereken en önemli şeylerden biri gönderim yapılacak gazeteler, dergiler, televizyonlar ve haber siteleri gibi yayınların son teslim tarihleridir. Son teslim tarihi birçok yayın için türüne bağlı olarak değişebilir. Örneğin aylık yayınlanan dergiler için bülteni ayın 20’sinden önce göndermekte fayda vardır. Eğer gönderdiğiniz bülten örneğin anneler ya da babalar günü gibi belirli bir tarih içinse ayın 20’sinden sonra bülteninizi göndermek aylık dergide yayınlanamaması gibi bir tehlikeye neden olabilir. Dolayısıyla aylık dergilerde bu tarihi göz önünde tutmak gerekir. Bazı durumlarda ekonomi harici magazin tarzı yayın yapan dergiler yayını daha da önce bitirebilir. Bu yüzden bu yayınlara son teslim tarihini sormakta fayda vardır. Haftalık yayın yapan yayınlarda ise son teslim tarihi her yayına göre farklı olabilir. Örneğin pazar günü yayınlanan bir haftalık dergi için son teslim tarihi cuma günüyken perşembe günü yayınlanan bir dergi için son teslim tarihi pazartesi günü olabilir. Günlük gazeteler genellikle sayfalarını akşam üstü saat 16.00 – 17.00 gibi bağlarlar. Bu yüzden bülteninizi günlük gazetelere öğlene kadar yayın toplantısı yapılmadan önce göndermiş olmakta fayda vardır. Çalışma saatlerine göre ne kadar erken gönderirseniz o kadar iyidir. Haber siteleri ve diğer online yayınlar için bülteni 24 saat boyunca gönderebilirsiniz. Gece editörü olan yayınlar bülteninizi gece de yayınlayabilir. Ama sadece gündüz editörü olan yayınlarda gün içinde çalışma saatlerinde bültenler gönderilebilir. Günlük gazeteler, haftalık ve aylık yayınlarda hangi haberlerin yayınlanacağı yayın toplantılarında ele alınır. Bu toplantılardan önce göndermek bültenin yayınlanma ihtimalini artırır. Televizyonlar için de benzer kurallar geçerlidir.
2. Bülteni doğru kişiye gönderin
Son teslim tarihi hakkında bir fikir edindikten sonra bilmeniz gereken bir başka şey ise bülteni kime göndereceğinizdir. Günlük gazetelerde ve diğer yayınlarda genellikle belirli sektörlere ve konulara odaklanmış yazarlar vardır. Örneğin bülteniniz teknolojiyle ilgiliyse bu bülteni teknoloji editörüne göndermeniz yayınlanma ihtimalini büyük oranda artırır. Bu gazetecilere her gün kendi alanlarıyla ilgili bülten gönderilebilir. Ancak alanları dışında bülten göndermek gazetecilerin hoşuna gitmeyecektir. Örneğin alanı teknoloji olan bir gazeteciye kronik kalp hastalıkları hakkında bülten göndermenin hiçbir anlamı olmayacaktır. Diğer taraftan bülteni gönderdikten sonra gazeteciyi arayarak bülten takibi yapabilirsiniz. Ancak bültenle ilgili arama olayını abartmamak gerekir. Her bülten için aramak yerine çok önemli bültenlerde arama yapmak bültenin önemini göstereceğinden çok daha fazla fayda sağlayacaktır. Çok sık arama yaptığınız takdirde gazeteci sizi başından savmak için rastgele cevap vermek durumunda kalacaktır.
3. Basın toplantıları ve diğer etkinlikler
Basın toplantıları ve konferanslar gibi etkinlikler için aylık dergiler için üç ay, günlük, haftalık ve online yayınlar için iki hafta öncesinden bülten göndermeye başlayabilirsiniz. Aynı şekilde radyo ve televizyonlara da iki hafta önceden bülten gönderebilirsiniz. Diğer taraftan sosyal medyayı da göz ardı etmemeniz gerekir. Sadece basın mensuplarına yönelik bir etkinlik değil de herkese açık bir etkinlik ise en az bir iki ay öncesinden sosyal medyadan duyuru yapmaya başlayabilirsiniz. Sosyal medyada herhangi bir sınır olmasa da günlük olarak konuşmacı ve yer gibi farklı bilgilerle her gün duyuru yapabilirsiniz. Etkinlik günü ve sonrasında da duyurular belirli bir süre boyunca devam edebilir. Etkinlikten bir gün önce yayınlara bir hatırlatma göndererek ve arama yaparak katılımcı listesini net bir hale getirebilirsiniz. Etkinliği bir başka şirket ya da şirketlerle ortaklaşa gerçekleştiriyorsanız sizinle birlikte çakışmayacak şekilde onların da PR çalışması yapmalarında büyük fayda vardır. Böylelikle etkinliğiniz daha fazla ilgi görecektir.
4. Gazetecileri boğmayın
Son teslim tarihleri hakkında bilgi sahibi olduktan ve hedeflediğiniz gazeteciyi tanıdıktan sonra, ne sıklıkla bülten göndereceğinize karar verebilirsiniz. Basın bülteniniz, gazetecinin posta kutusuna düşen birçok basın bülteninden biri olacaktır. Bülteninizi gönderirken bunu göz önünde tutmanız gerekir. Basın bülteni gönderim sıklığını belirlerken bülteninizin konusu ve zamana karşı hassaslığı göz önünde tutulması gereken noktalar arasında yer alır. Mümkün olduğunca gazetecilerin dikkatini çekecek bültenler gönderilmeye dikkat edilmelidir. Sırf göndermiş olmak için bülten göndermek fayda sağlamaz aksine zarar verir. Sürekli aynı bülteni göndermek de doğru bir şey değildir. Gazeteci artık bu bültenden usanarak sizi engelleme yoluna gidebilir. Doğru bir iletişim planı yaparak gönderilecek bültenleri ve tarihlerini belirlemeniz sizin açınızdan çok faydalı olacaktır. Aynı bülteni farklı gazetecilere ilgilerini çekecek şekilde özelleştirerek göndermek de faydalı olacaktır. Örneğin bir bültenin istihdam yanını güçlendirerek insan kaynakları konusunda yazan gazetecilere bugün gönderebilir, iki gün sonra aynı bültenin ekonomik tarafını güçlendirerek ekonomi alanında yazan gazetecilere gönderebilirsiniz. Bu haberinizin yansıma alma ihtimalini artıracaktır. Ancak sürekli üzerine basa basa söylediğimiz gibi bülten gönderiminde gazeteciyi boğmamak gerekir. Bir diğer dikkat edilmesi gereken nokta ise bültene aşırı büyüklükte dosya eklenmemesidir. Örneğin basın bülteni ile birlikte 20 MB’lik görsel gönderirseniz bu gazetecinin mesajı indirmesini zorlaştıracaktır. Ancak Faselis gibi bir platform kullanıyorsanız istediğiniz boyutta istediğiniz kadar görseli ya da PDF dosyasını e-posta mesajınıza ekleyebilirsiniz. Çünkü Faselis’te bu eklentiler buluttan indirilecek şekilde küçük resim olarak gönderilir. Böylece gazetecinin posta kutusuna yük yapmaz. Basın bültenini Faselis’ten göndermek bülteninizin yer aldığı e-posta mesajının istenmeyen postalar (spam) kutusuna düşmesine de engel olacaktır. Ayrıca Faselis’in zamanlama ve listeleme özellikleri size büyük avantaj sağlayacaktır.
5. Sosyal medyayı kullanın
Halkla ilişkiler çalışanlarının büyük bölümü basın bültenlerini yayın kuruluşları haricinde yerlere (örneğin sosyal medya ve forumlar) göndermeyi unuturlar. Unutulmaması gereken şey basın bültenlerinin sadece gazeteciler için olmadığıdır. Basın bültenleri şirketlerin hem mevcut müşterilerine hem de potansiyel müşteri adaylarına da gönderilebilir. Basın bültenini hem halkla ilişkiler şirketi hem de bültenin sahibi şirket tarafından kendi web sitelerinde yayınlanabilir. Gazeteciler bilgi alma amaçlı olarak şirketlerin basın odalarını sık sık ziyaret ederler. Bu, ayrıca arama motorundaki sıralamada üst sıralara çıkılmasında da faydalıdır. Bültenleri Facebook, Twitter ve Pinterest gibi sosyal medya araçlarında yayınlamak da farkındalığı artıracaktır.
Kısacası, basın bültenlerini gazeteciyi boğmayacak şekilde düzenli bir şekilde gönderebilirsiniz. Yukarıda belirttiğimiz unsurlara dikkat ettiğiniz sürece gazetecilerin dikkatini çekmeniz ve yansıma almanız çok zor olmayacaktır.
SONRAKİ ADIM:
Basın bültenlerinizi dağıtım listenizdeki yayınların frekanslarına göre zamanlamak çok iyi bir fikirdir. Faselis ile basın bülteni dağıtımınızı tam zamanında doğru yayınlara gönderecek şekilde zamanlayabilirsiniz. Örneğin, yeni teknolojik ürününüzün basın bülteni dağıtımını aylık dergiler için ayın 15’ine, 15 günde bir yayınlananlar için ayın 20’sine, haftalık yayınlananlar için ayın 25’ine, günlük yayınlananlar için ayın 30’una ve diğer yayınlar için ayın ilk gününe ayarlayabilirsiniz.
Faselis platformundaki dağıtım planlaması özelliklerini görmek için Faselis çözümlerini inceleyebilirsiniz.
Yazar: Louise Harris
