Dört Adımda Etkili Bir Atama Bülteni Yazma
Şirkette yeni başlayan bir yöneticiyi veya terfi alan bir çalışanı duyuran bir atama bülteni hazırlarken bu dört adımı takip ederek bülteninizin hem sektörel hem de tüketiciye yönelik mecralarda yer almasını sağlayın.
AYRINTILI ÖZET
İnsan kaynaklarıyla ilgili etkili bir basın bülteni yazmanın ilk dört adımı
- Standart Basın Bülteni Formatını Kullanın
- Bültenin Başlığını Yazın
- Spot/Özet Kısmını Oluşturun
- İlgi Çekici İlk Giriş Paragrafını Hazırlayın
GÖVDE METNİ
Şirketinizde önemli bir rol üstlenecek yeni bir yöneticiyi veya alanında uzman bir kişinin ta duyuran bir bülten hazırlamak, alanınızdaki kişilere ve kamuoyuna ulaşmak ve kazanılmış medya elde etmek için en mükemmel yöntemdir. Yeni bir yöneticiyi ya da terfi alan bir çalışanını duyuran bir bülten, standart basın bülteni formatında olmalı ve duyuruya konu olan kişinin becerileri, deneyimleri ve şirkete yapacağı katkılar detaylı bir şekilde bültende yer almalıdır. Bu tarz duyurular genellikle 400 ila 600 kelime arasında olur ve şirketinize hem itibar katar hem de medyada yansıma almanıza yardımcı olur. Bu ve bundan sonraki yazımızda yer alacak 8 adımı takip ederek gazeteciler ve okurlar açısından cezbedici bir basın bülteni hazırlayabilirsiniz.
1. Standart Basın Bülteni Formatını Kullanın
İnsan kaynakları ile ilgili duyuruları içeren basın bültenleri, tarih, başlık, alt başlık, konum ve gövde metni içermelidir. Her ne kadar verilen mesaj işletmenize ve yeni çalışana yönelik olsa da standart formatın kullanılması basın bülteninin etkili olmasında büyük bir rol oynar.
Aşağıda yeni bir çalışanı ya da terfiinin duyurulduğu bir basın bülteninde bulunması gereken unsurlar yer alır:
- Şirket logosu: Şirket logosunu başlık alanına ekleyin
- Tarih: Bültenin gönderildiği tarih
- Başlık: Basın bültenini özetleyen bir konu başlığı
- Alt Başlık: Başlığın biraz daha geliştirilmiş hali
- Şehir: Şirketin merkezinin bulunduğu şehir
- Özet Paragrafı: Basın bülteninde yer alan hikayenin kısaca tam özeti
- Gövde Metni: Ters piramit şeklinde basın bülteninin hikayesinin yer aldığı gövde metni. Bu yöntemde önemli ayrıntılar giriş paragrafında yer alır, diğer paragraflar önem derecesi azalacak şekilde yazılır. Basın bültenine ayrıca konu olan kişinin yüksek çözünürlüklü, profesyonel bir şekilde çekilmiş fotoğrafı eklenir. (“Basın bülteninde görsel, video ve sosyal medya kullanımı” makalesine bakın)
- Kotasyon: Makaleyi zenginleştirecek bir kotasyon (“Basın Bülteni Hazırlamaya Yönelik İpuçları: Kotasyonlardan En İyi Şekilde Yararlanın” makalesine bakın)
- Şirket Bilgileri (Genellikle “boilerplate” olarak adlandırılır): Bültenin en son kısmına konumlandırılan şirketle ilgili bilgilerin yer aldığı “XX Hakkında” başlığıyla tek paragraflık bir metin
- İletişim Bilgileri: Şirkette medya ilişkilerinden sorumlu kişinin adı, soyadı, e-posta adresi, telefon ve Web sitesi iletişim formu gibi iletişim bilgileri.
Her ne kadar insan kaynaklarına yönelik bir basın bülteni standart format kullanılarak oluşturulsa da dikkat edilmesi gereken üç nokta vardır. İlk olarak başlıkta şirket ve işe yeni başlayan ya da terfi alan çalışanın adı ve soyadını kullanmaya çalışın. İkinci olarak, ilk paragrafta yeni çalışanla ilgili ayrıntıları verin. Üçüncü olarak bültene yeni ya da terfi alan çalışanın yüzünü net bir şekilde gösteren bir fotoğraf ekleyin.
2. Dikkat çekici bir başlık oluşturun
5 ila 10 kelimeden oluşan, şirket adının, yeni ya da terfi alan çalışanın adı ve soyadının ve son olarak görevinin yer aldığı bir başlık hazırlayın. Tüm bu ayrıntıların başlıkta yer alması okuyucuların ve gazetecilerin konunun ne olduğunu hızlı bir şekilde anlayabilmelerine yardımcı olur. Örnek olarak şu başlığı gösterebiliriz: XX’in Genel Müdürü Mehmet Yılmaz oldu.
3. Bilgilendirici bir alt başlık hazırlayın
Alt başlık kısmında yeni veya terfi alan çalışanın yetkinliklerini ve görevini daha da ayrıntılı bir şekilde aktarın. Kim ve ne sorularına cevap verdiğimiz başlık kısmından sonra yine 10 ila 20 kelimeden oluşan bu alt başlıkta öncelikli olarak neden sorusunu cevaplayın.
Yeni veya terfi alan çalışanın deneyim süresi, önceki görevleri, neden bu göreve atandığı gibi önemli bilgileri vermeye çalışın. Örneğin yeni bir genel müdür duyurusu yapıyorsanız sektördeki deneyiminden, eğitim durumundan ve diğer yetkinliklerinden bahsetmeyi unutmayın.
4. Giriş paragrafını oluşturun
Atama bülteni için ilk paragrafı olan giriş paragrafında kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl sorularının yanıtlarını vermeye çalışın. 50 ila 70 kelimeden oluşan bu paragraf, yeni veya terfi alan çalışanın kim olduğu, görevi, sorumlulukları, topluma ve şirkete ne gibi katkılar sağlayacağı ve diğer yetkinlikleri gibi gazetecilerin ve okuyucuların tüm soruların yanıtlarını bulduğu yer olması yönünden basın bülteninin en önemli kısmıdır.
Atama bülteni için yanıtlanması gereken sorular şunlardır:
- Kim: Çalışanın adı ve soyadı
- Ne: Çalışan ne yapacak, pozisyonu ve görevi
- Nerede: Çalışan nerede görev yapacak, geçmişi, deneyimleri ve eğitim bilgileri
- Ne zaman: Çalışan göreve ne zaman başlayacak
- Neden: Çalışan şirkete ve topluma ne gibi faydalar sağlayacak
- Nasıl: Çalışan neden bu göreve getirildi, bu görev neden boşaldı
Hem kişisel hem de bültenin daha çok ilgi çekmesi açısından duyurusu yapılan kişinin düzgün çekilmiş, yüzünü net bir şekilde gösteren, yüksek çözünürlüklü, kaliteli bir fotoğraf eklemekte büyük fayda bulunur. Özellikle görselle birlikte gönderilen bültenlerin haberleşme ihtimali daha yüksektir ve genellikle kariyerle ilgili sayfalarda fotoğraf kullanımı yaygındır.
Bu konunun ikinci bölümünde haber değeri taşıyan insan kaynakları ile ilgili bir basın bülteni yazmayla ilgili dört ipucu daha yer alacak:
1. Yeni veya terfi eden çalışanın geçmişiyle ilgili bilgiler ve yetkinliklerin bültende ne şekilde yer alacağı
2. Kotasyon ekleme
3. Çalışanın şirkete ve topluma ne gibi katkılar sağlayacağının açıklanması
4. Şirket ile ilgili kısa bilginin yer aldığı bölüm ve medya iletişim bilgileriyle bülteni tamamlama
SONRAKİ ADIM
Doğru basın bülteni dağıtım yöntemini seçmek başarılı bir medya ilişkileri sürecinin en önemli adımlarından biridir. Faselis Growth ile doğru gazetecilere ve mecralara ulaşabilir, belirli sektörlere yönelik mecraları hedefleyebilir ve Faselis’in detaylı raporlama özelliğiyle sonuçları kolayca takip edebilirsiniz.
Yazan: Jill McCoomber
