Başarılı Bir Basın Bülteni Yazmanın 10 Önemli Sırrı

Bu yazımızda gazetecilerin ve medyanın ilgisini çekecek başarılı bir basın bülteni yazmada büyük önem taşıyan sırları sizinle paylaşacağız. Basın bültenini hazırlarken öncelikle şu üç konuya dikkat etmeniz gerekir: Kısalık, anlaşılabilirlik ve etki.

Konu basın bülteni hazırlamak olduğunda bültenin amacı dahil olmak üzere dikkat edilmesi gereken birçok unsur bulunur ve ustalık gerektiren bir şeydir. Üniversitede mükemmel bir not alacak basın bülteni yazmak başka, yöneticinizi memnun edecek bir basın bülteni yazmak başka bir şeydir. Medyanın ilgisini çekecek bir bülten yazmak ise tamamen farklı bir şeydir. Aslında basın bülteniyle elde edilmek istenen tam olarak budur, medyanın ve okuyucuların ilgisini çekmek. Büyük gazetelerden birine manşet olmak, bir dergiye kapak olmak ya da büyük bir televizyonun ana haber bülteninde yer almak amaçlanan en önemli şeylerden biridir.

1 – Kısalık

Basın bülteninizi hazırlarken uzun olmamasına dikkat edin. Haber departmanlarında çalışanların sayısı geçtiğimiz on yıl içinde büyük ölçüde azaldı. Yapılan haber sayısı ise inanılmaz ölçüde arttı. Haber sayısının artması ve çalışan sayısının azalması gazeteci başına düşen haber sayısını artırdı ve gazetecilerin gelen kutularının basın bültenleriyle dolmasına neden oldu. Bu nedenle kısa, ilgili ve dikkat çeken başlıklara sahip basın bültenlerinin habere dönüşme şansı daha fazla.

2 – Anlaşılabilirlik

HDMI gibi teknik bir kelimenin ne anlama geldiğini siz çok iyi biliyor olabilirsiniz, ancak ilgi alanı teknoloji olmayan gazeteciler veya okuyucular bu kelimenin ne anlama geldiğini bilmeyebilirler.  Bu nedenle kısaltmalardan, teknik jargondan ve aşırı teknik söylemlerden kaçınmanızda fayda var. Basın bülteninizi yazarken herkesin anlayabileceği bir şekilde yazın ve yazdıktan sonra basın bülteninizi tekrar okuyarak tüm önemli noktaları aktardığınızdan emin olun.

3 – Etki

Basın bültenini hazırlamakta amacınız nedir? Haberinizin çıkması mı? Sizinle röportaj yapılması mı? Medyada ilgi görmek mi? Elbette bu sorular kolayca artırılabilir. Kısacası haberinizin etkili olabilmesi için hedefinizi çok iyi belirlemeniz gerekiyor. Hedefinizi iyi belirlediğiniz takdirde haberinizin yayılma ihtimali de o derece artıyor.

4 – İyi Bir Basın Bülteni Yazmanın 10 Önemli Sırrı

Görsellik – Basın bülteninizi destekleyecek logo, fotoğraf ve video gibi görsel unsurları bülteninizi gönderirken eklemeyi unutmayın. Bunlar bülteninizin habere dönüşme şansını artıracaktır.
Konum – Haberin konumu net bir şekilde belirtin. Bu, belirli bir coğrafi konumu kapsayan gazeteciler için büyük önem taşır.
Gazeteci bakış açısı – Basın bültenini gazetecilerin bakış açısıyla yazın.
Başlık – Dünyadaki en dikkatsiz kişinin dahi dikkatini çekecek bir başlık kullanmaya çalışın.
İlk cümle – Basın bülteniniz hangi konuyla ilgili? Tüm basın bültenini bu ilk cümlede özetleyin.
Kotasyonlar –  Basın bülteninin mesajını en iyi şekilde aktarabilmek için şirketin CEO’sundan ya da sözcüsünden alınan bir kotasyon ekleyin.
Alt Başlıklar – Basın bültenine alt başlıklar ekleyerek daha okunur hale getirin.
Kısa paragraflar – Hiç kimse uzun metinler okumaktan hoşlanmaz. Büyük şirketler ve hatta özel PR ekipleri dahi bu kuralı uygulamakta zorlanır.
Bağlantılar – Basın bülteninizde ürünlerinize, hizmetlerinize, şirketinizin ana sayfasına ve önemli olabilecek diğer kaynaklara bağlantılar ekleyin. Ancak bağlantı sayısını çok fazla abartmayın, bu hem okuyucunun hem de gazetecinin hoşuna gitmeyecektir.
Eylem çağrısı ve boilerplate (kısa tanıtım yazısı) – Gazetecilerin ve okuyucuların bilgi almasını sağlayacak en önemli unsurlar arasında eylem çağrısı ve boiler plate yer alır. Basın bülteninize bunları eklemeyi unutmayın. Kurumsal bilgiler ve bağlantıları basın bülteninin en alt kısmında bulunan bu alanda kullanın.

5 – Uygulayabileceğiniz Güzel Bir Örnek

Mükemmel bir basın bülteninin neye benzeyeceğini göstermek için Brooks Running Shoes’un güncel haberlerinden birini ele aldım. Oldukça ilgi gören bu bülteni ayrıntılı bir şekilde inceledim.
https://www.youtube.com/watch?v=yYwKNz65yzs&t=10s
 ”Mükemmel bir basın bültenin ne şekilde olması gerektiğini göstermek için  bugün bir basın bültenin üzerinden geçeceğiz.  Haberlerde yer alan bir bülteni seçtim. Aslında koşu olayında çok iyi sayılmam. Benim koşu tarzım bir başkasının hızlı yürüyüşü dahi sayılabilir. Ama yine de koşmaktan hoşlanıyorum. Bu haber benim ilgimi çekti. Şimdi haberi açalım ve birlikte bakalım.  Böylece mükemmel bir basın bülteninin anatomisini görebilirsiniz. Meşhur ayakkabı markası Brooks’un haber başlığına göre üçüncü çeyrekte dünya genelinde koşu yapanların sayısı %49 artmış. Oldukça hoş ve iyi bir başlık olmuş. Size şirketle ilgili  gelişmeleri basitçe aktarıyor. Burada bir de fotoğraf var. Oldukça da güzel gözüküyor. Fotoğrafta ürün de yer alıyor. Hem de ürün fotoğrafta kullanılırken yer alıyor.
Logo da var. Bu da çok iyi bir şey. Burada gördüğünüz gibi tarih de var. Konum var. Seattle Bu da oldukça faydalı. Neresi olduğunu, nereden olduklarını bilmek isteriz. Şimdi ilk cümleye bakalım.  Herkesin kendini daha iyi hissetmesini sağlamayı amaçlayan Brooks Running, üçüncü çeyrekte dünya genelindeki gelirlerini bir önceki yıla göre yüzde 49 artırarak  2020 yılını yüzde 27’lik bir büyüme ile kapattı. Gerçekten çok zorlu bir cümle ama başlığı destekliyor ve konunun ne olduğunu tam anlamıyla özetliyor. Şimdi sonuçlara bakalım. Markanın COVID-19 salgınında süreçlerini ne kadar dikkatli bir şekilde yürüttüğünü yansıtıyor. Mevcut durumu yansıtıyor, bu da çok iyi. Ayrıca ekonominin gidişatı ile ilgili. Kanallar arasında yüksek performans gösterdi, kendini çok iyi konumladı ve gelen talepleri karşıladı.
Burada gördüğünüz gibi markadan bahsediliyor. Ama markamız demiyor, üçüncü tarafmış gibi bahsediliyor. Bu da doğru bir uygulama, gazeteci de bu şekilde şirketten bahsedecekti. Devam edelim. İşte kotasyon kısmı. Oldukça iyi bir kotasyon. Kotasyonun konumlandığı yere dikkatli bakın. Haberin ilk kısmına oldukça yakın çok iyi bir yere konumlanmış. Başlığımız da çok iyi. Ben olsaydım bu rakamların şirket açısından bir rekor olduğunu da eklerdim başlığa ama yine de güzel bir başlık. Oldukça iyi, medya görselleri. Çok güzel. İlk cümle. Bağlantı da var. Tam üst kısımda. Tarih de uygun yerde. Kotasyon da burada. Koşmanın insanlarda yaratacağı pozitif etkiye ve zaman içerisinde katkılarıyla fayda sağlayacağına inanıyoruz. Aynı zamanda sıkıntılı zamanları atlatmanın en iyi ilacı. Mart ayından bu yana koşan insanların sayısının giderek artması doğruluğunu kanıtladı. Bunları Brooks Running’in CEO’su Jim Webber söylemiş.
İşte size basın bülteni yazarken unutmamanız gereken önemli bir ipucu. Basın bülteni yazıyorsanız ve bir kotasyon ekliyorsanız mutlaka bunları kimin söylediğini göreviyle birlikte yazmayı unutmayın. Alıntı yaptığınız kişinin adı, soyadı ve görevi. Basın bülteni bu şekilde devam ediyor. Her şeye değinecek vaktimiz yok, ama bültenden gördüğünüz ve anladığınız gibi 2020 yılında koşu yapanların sayısı patlamış. Kısacası bültende popüler bir olaydan, haber değeri taşıyan ve haber olabilecek bir şeyden bahsediyoruz. Devam edelim, burada kotasyonun devamı var. Koşmak isteyenlerin güvendikleri ürünü bulabilmeleri ve hayatlarına pozitif enerji katmaları için perakende, fabrika ve dağıtım ortaklarımızla birlikte çalıştık. Yine güzel bir kotasyon. Konuyla ilgili haber yapmak isteyen bir gazeteci doğrudan bu kotasyonu kullanabilir. Röportaj yapmasına ya da CEO’ya ulaşmak için çabalamasına gerek yok.
Tamam. Zorluklara rağmen, çeşitli istatistikler…  Burada da güzel bir ara başlığımız var. Güzel bir ara başlık değil mi? Burada gördüğünüz gibi araştırma yapmışlar. COVID-19’la ilgili. E-ticarette ve perakende satışlarda patlama yaşanmış. E-ticaretle ilgili bir yayın olduğunuz düşünün, bu bültene baktığınızda, tamam bu tam bizim yayınımıza göre dersiniz. Bu odaklanmak istediğimiz bir şey. Burada ürünle ilgili inovasyonlar var, diğer bağlantılar var. Burada daha fazla istatistik yer alıyor. Belirli bir kaynaktaki istatistiklere atıfta bulunmanın en güzel yolu. Burada da markanın güçlü taraflarından bahsediliyor. Brooks’un marka gücü ve diğer şeyler. Burada da çeşitli istatistikler var. Son olarak burada da kısa tanıtım (boilerplate) var. Bu kısmın bültende olması her zaman iyi bir şeydir
Şimdi bültenin 10 maddelik anatomisinin üzerinden geçelim. Görsel var mı? Evet var, Konum var mı? Evet konum da var. Gazeteci bakış açısı var mı? Evet var, Şirketten üçüncü taraf olarak bahsedilmiş. Başlık. Dünyadaki en dikkatsiz kişinin dahi dikkatini çekecek bir başlık kullanılmış mı?. Bence evet. İlk cümleye bakalım. Açıklama ne hakkında. Tüm bülteni özetlemiş. Mesajın en iyi şekilde aktarılabilmesi için şirketin CEO’sundan ya da sözcüsünden alınan bir kotasyon eklenmiş. Ara başlıklar var. Kısa paragraflar var, bağlantılarla daha iyi olabilirdi. Eylem çağrısı var. İstatistikleri bilmeniz istenmiş, dolayısıyla eylem çağrısı da var. COVID-19 da tam yerinde kullanılmış, evet yeniden istatistikler. Bu bültene 10 üzerinden 9 veriyorum. Yaklaşık 800 kelime, biraz uzun ama genel olarak iyi bir bülten. Birlikte bir basın bülteninin kısaca anatomisini çıkardık. İyi bir sonuç almak için siz de harekete geçin ve bu bülteni örnek alarak gazetecilerin ilgisini çekecek bir bülten hazırlayın.”

6 – Önemli Noktalar

Halkla İlişkiler (PR) bir bilim olduğu kadar aynı zamanda bir sanattır. Bir basın bülteni hazırlamak elbette önemlidir, ancak yukarıda sıraladığımız 10 önemli unsura dikkat edilmediği takdirde medyanın ve gazetecilerin dikkatini çekmek mümkün olmayacaktır.
Acemice hatalardan kaçının. Basın bültenini bir profesyonel gibi hazırlayın. Basın bülteninizi kısa, anlaşılabilir ve etki oluşturabilecek bir şekilde hazırlayın ve yukarıda belirttiğimiz 10 önemli unsura dikkat edin.
Hakkında
Clark Covington 17 yıldan bu yana PR sektöründe çalışmaktadır. Covington’ın şirketi Brand Exercise müşterilerine NBC, CBS, ABC, Fox, CNN ve BBC gibi TV kanallarında Today, Undercover Boss ve Shark Tank gibi programlarda yer almalarına yardımcı olmuştur. Covington çeşitli PR şirketlerinin iç ekiplerinde ve Autoweek dergisinde görev yaptı.

Yazan: Clark Covington