Fuar Sırasında Nasıl İletişim Yapmalısınız?

Fuarlar, yeni bir ürünü sergilemenin veya sektördeki insanlarla fikir alışverişinde bulunmanın harika bir yoludur. Ayrıca yatırımcıları da kendinize çekebilirsiniz. Ancak, fuarların gazetecilerle tanışmak ve onlarla sağlıklı bir ilişki kurmak için de harika bir etkinlik olduğunu biliyor muydunuz? Fuar öncesi, fuar sırasında ve fuar sonrasında birtakım adımlar atmalısınız. Bu üç bölümlük seri, fuara katılan gazetecilerin sizi ve ürününüzü tanımasına yardımcı olmak için bilmeniz gerekenleri açıklayacaktır. Bu bölümde fuar sırasında atılması gereken adımları anlatıyoruz.

İşletme sahipleri, yeni bir ürünü bir fuarda sergilemenin harika bir fikir olduğunu bilirler. Fikirleri olan girişimciler de fuarlara katılırlar. Fikirleri bir prototip haline getirdilerse veya görücüye çıkartıyorlarsa bir fuarda sergileyebilirler. Gazeteciler de fuarlara katılır. Mesaileri süresince sürekli haber peşinde koşarlar. Ayrıca işletme sahipleriyle tanışmak ve onlarla konuşmak isterler. Bir haber üretmelerini sağlayabilecek yeni ürünler görmek istiyorlar. Fuar yatırımınızın getirisini en üst düzeye çıkarmak için, fuara katılan gazetecileri ve yatırımcıları kendinizden haberdar etmeniz gerekir. Fuar sırasında, fuara katılan gazetecilere vakit ayırmanız gerekir. Fuarda gazetecilerle iletişim kurmak için aşağıdaki adımları uygulayın.

1 – Basın Odasına Gidin

Büyük konferanslarda daima fuarda çalışan gazetecilere ayrılmış bir oda vardır. Bu odada genellikle bilgisayarlar da vardır çünkü bazı gazeteciler haberleri yazmak için otel odalarındaki dizüstü bilgisayarlarını getirmezler. Fuarın açık olduğu saatlerde e-posta, sosyal medya ve sesli postalarını kontrol etmek için basın odasına giderler. O odada telefon görüşmeleri yapabilirler. Yeni bir ürününüz veya hizmetiniz varsa veya bir haber fikri sunmak istiyorsanız, fuar sırasında bu basın odasına gitmelisiniz. Çok zamanınız olmayabilir, ancak molalarda veya sergi salonu ziyarete açılmadan önce gidebilirsiniz. Odadaki gazetecilerle konuşun. Kartvizitinizi dağıtın.

2 – Gazetecileri Standınıza Davet Edin

Onlarla basın odasında veya yaptığınız konuşmadan sonra konuştuğunuzda, standınızı ziyaret etmeye davet etmelisiniz. Standınızda sizi ziyaret ederken görecekleri şeyleri konuşun. Ürün veya haber fikri hakkında genel bir fikir edinmelerini sağlayın. Standınızı ziyaret ettiklerinde onlara basın kitinizi verin ve cevaplayabileceğiniz soruları olup olmadığını sorun. Haber hakkında daha fazla bilgi vermek için yöneticiler ve proje menajerleri ile konuşabilecekleri bir randevu ayarlayın.

3 – Bir Basın Köşesi Oluşturun

Standınızda, ziyaret eden gazetecilere özel bir alan oluşturun. Basın kitlerinizi bu bölümde bulundurun. Basın kitini nasıl oluşturacağınızı bilmiyorsanız, bunu nasıl yapacağınızı ilgili makalemizde okuyabilirsiniz. Ayrıca, fuardaki diğer kişilerle değil gazetecilerle konuşmaya odaklanmış bir çalışan atayın. Gazetecilerin kartvizitlerini toplayın, ancak potansiyel müşteriler veya yatırımcılar olan diğer isimlerden ayrı tutun. Çalışanlarınızın gazetecilerin ürün, hizmet veya haber fikri hakkında yöneticilerle konuşmak için geri gelebileceği zamanları planlamasına izin verin. Gazetecilere kahve, su ve atıştırmalıklar ikram edin. Fuarda katılımcılar gibi onlar da uzun saatler boyu çalışıyorlar.

4 – Bir Miktar Zaman Ayırın

Genel müdürünüz ve diğer üst yöneticileri gazetecilerle görüştürmek için zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu zaman gazetecilere ayrılmış olmalıdır, satış ya da yatırımcılar için olası bağlantılar toplamaya değil. Tüm sorularına cevap verin ve ayrıntılı bilgi sağlayın. CEO’nuz fuarda konuşacaksa, gazetecilere bunun ne zaman gerçekleşeceğini ve oda numarasını söyleyin. Daha fazla bilgi edinebilmeleri için onları konuşmayı izlemeye davet edin.

 5 – Resepsiyonlara Katılın

Büyük fuarların çoğunda bir veya daha fazla resepsiyon düzenlenir. Gazeteciler resepsiyonlara düzenli olarak katılır. Bu resepsiyonlar sırasında daha rahat davranan insanlardan harika haberler alırlar. Bu kişiler, soruları engel tanımaksızın cevaplar. Gazeteciler genellikle konuşmalardan bir şeyler duyarlar ve bunu doğrulatmak isterler veya duydukları hakkında daha fazla bilgi edinmek isterler. Bu cevaplar genellikle resepsiyonlar sırasında verilir. Resepsiyona gittiğinizde, gazetecilerin istediği konuda uzman olarak sizden görüş alınabilir. Sizinle konuşacaklar ve haberde ürününüz, şirketiniz ve unvanınızdan bahsedecekler. Bu resepsiyonlar sırasında endüstrinizdeki sorunlar hakkında konuşmaktan çekinmeyin. Konferans organizatörleri herhangi bir resepsiyon düzenlememişse, otelden bir resepsiyon hazırlamasını isteyebilirsiniz. Bir süit kiralayıp fuarın katılımcılarını, gazetecileri ve yatırımcıları süitinize davet edebilirsiniz. Sonra da gazetecilerin bilmesini istediğiniz önemli konular hakkında konuşmalısınız.

6 – Bir Gazeteciyi Akşam Yemeğine Götürün

Büyük bir fuarda gazeteciler; konuşmalar, ürünler, şirketler ve sektörü etkileyen sorunlar hakkında notlar almak için genellikle sekiz veya dokuz saat harcıyorlar. Duydukları hakkında bir haber yazmak için dört saatleri daha gidiyor. Genellikle mola verdikleri tek vakit, akşam yemeği. Harika bir fikriniz varsa, bir gazeteciyi sizinle akşam yemeği yemeye davet edin. Uzun saatler boyunca çalıştıktan sonra biraz gevşemesine yardım edin. Çalışmadığı bir ortamda onu tanıyın ve bir ilişki kurmaya başlayın. Gazeteciler bu ince davranışınızı takdir edeceklerdir.

 7 – Sosyal Medyada Gönderi Yayınlayın

Fuar sırasındaki deneyimleriniz hakkında sosyal medyada sürekli güncelleme yayınlayın. Gazeteciler fikir ve resim elde etmek için bunları kontrol eder. Fotoğraf ekleyin ve kullanıcılardan bunları paylaşmalarını isteyin.
Bir ticari fuarda konuşmanın veya ürün sergilemenin haber değeri vardır. Fuar yatırımınızın getirisini en üst düzeye çıkarmanız gerekir, bu nedenle basın bültenleriniz ve medyaya kendinize yer bulma konusunda yardım almaktan çekinmeyin. Faselis Growth gibi uzmanlarla çalıştığınız zaman, fuar deneyiminiz çok faydalı olabilir. Prototipiniz için medyada sizden söz edilmesini sağlayabilirsiniz.
Bir sonraki makalede, fuar sona erdikten sonra iletişimi sürdürmek için ne yapmanız gerektiğine değineceğiz.

Yazar: Louise Harris